Специальный вид электронной почты для бизнеса
Без электронной почты или отечественных почтовых серверов практически ни одно предприятие не сможет функционировать нормально. Почта используется не только для связи с клиентами — с её помощью происходит обмен информацией с поставщиками, осуществляются коммуникации между сотрудниками и структурными подразделениями. При этом электронная почта — ещё и мощный маркетинговый инструмент, поскольку используется для рекламы, информирования покупателей о распродажах и скидках. Допустимо ли обходиться одним ящиком и использовать рабочую почту в личных целях и наоборот?
Корпоративная почта
Корпоративная почта — это специальный вид электронной почты, который предназначен для использования внутри компании или организации. Он предоставляет сотрудникам возможность обмениваться информацией, документами и сообщениями в рамках рабочих задач.
Её используют исключительно в интересах организации. От личной отличается адресом, который имеет следующий вид: пользователь@компания.домен. Корпоративная почта работает на доменном имени компании, как правило, одинаковым с её сайтом.
Личная почта используется в личных целях сотрудниками и принадлежит конкретному человеку, физическому лицу. Как правило, регистрация выполняется самим пользователем в бесплатных сервисах.
В серьёзных организациях не допускается пересечение личного и рабочего почтовых ящиков. Для переписки по работе рекомендовано использование только корпоративной почты, для иных задач — личной. На практике зачастую сотрудники нарушают правила по причине незнания или непонимания запрета.
Негативные стороны применения личного ящика в деловых коммуникациях
Из-за нерадивых сотрудников, пользующихся своими адресами на работе, страдает безопасность:
бесплатные почтовые сервисы имеют низкую степень защиты — переписка может быть доступной злоумышленникам, база адресов использоваться для рассылки спама. Как следствие страдает репутация организации;
существует возможность отправки служебного сообщения не по адресу и потери конфиденциальности, причем в обе стороны (например, родственники могут получить служебную информацию, а партнёры по бизнесу — письмо личного содержания);
в случае увольнения человека, использующего персональный почтовый ящик в служебных целях, будет утерян доступ к нему, адресной книге, календарю и базе данных mail.
Кроме того, применение личной почты в корпоративных целях может негативно влиять на имидж предприятия, его развитие и продвижение на рынке.
Преимущества отечественных почтовых серверов
Степень защиты — в этом направлении корпоративная почта способна дать фору личным ящикам на бесплатных сервисах. Её не только тяжелее взломать злоумышленникам, она также надёжно защищена от вирусов. При правильной настройке подделать адрес пользователя практически невозможно, мошенники не смогут использовать его для рассылки спама от имени компании.
Политика безопасности корпоративной почты защищает письма от попадания в спам. Ваша переписка будет сразу же видна получателю, поскольку владелец ящика и домена — это одно лицо.
Ещё один плюс корпоративной почты — возможность централизованного управления ящиками. Руководитель компании, отдела и администратор могут создавать почтовые ящики в любом количестве, удалять аккаунты пользователей, администрировать пароли, контролировать переписку.
Контроль входящей и исходящей корреспонденции
Обеспечивая своих сотрудников доступом к корпоративной почте, работодатель имеет полное право на её перлюстрацию Это необходимо для контроля за использованием рабочего инструмента, его эффективностью и безопасностью. Перлюстрация позволяет быстро обнаружить утечку информации или несанкционированное использование, в том числе в личных целях.
Доверенное лицо или сам директор компании имеют право на такую проверку и полный контроль, даже учитывая ссылку некоторых сотрудников на ст. 23 Конституции РФ. Указанная статья говорит о неприкосновенности жизни и тайне переписки. Однако статья 23 неприменима к корпоративной почте, так как она принадлежит компании и руководитель имеет право контролировать качество служебных обязанностей и проверять корпоративную почту.
Использование рабочего ящика в качестве личного можно расценивать как нарушение трудовых отношений. Крупные корпорации могут даже увольнять работников за такие проступки.
В заключение статьи о корпоративной почте мы убедились, что этот инструмент может существенно повысить эффективность бизнес-коммуникаций. Корпоративная почта не только укрепляет имидж компании за счет брендирования и повышения доверия со стороны клиентов и партнеров, но и способствует улучшению внутренних и внешних коммуникаций.
Мы рассмотрели ключевые преимущества использования корпоративной почты, включая улучшение взаимодействия между отделами, повышение безопасности переписки и эффективность маркетинговых рассылок. Также были обсуждены основные этапы настройки корпоративного почтового сервера, которые помогут компаниям успешно интегрировать этот инструмент в свою ежедневную деятельность. Также необходимо помнить о безопастности в этом вам помогут отечественные почтовые сервера .
Внедрение корпоративной почты — это инвестиция в долгосрочное развитие компании, которая обеспечивает более профессиональный подход к обработке информации и коммуникациям.
ДАТА ПУБЛИКАЦИИ: 15.01.2025
